Документирование управленческой деятельности.

    В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого ДОУ определяется положением (Уставом). Сегодня сложилась государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу документации.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - это фиксация на бумаге или других носителях информации управленческих действий.
•    Включает все операции по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документа.
•    При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать:
1. правила, обеспечивающие их юридическую силу
2. соответствие действующему законодательству
3. правильность оформления 
4. качество содержания
5. возможность оперативного поиска.
Нормативную базу делопроизводства составляют:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
 - указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
- технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- унифицированные системы документации;
- нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ. 
Процесс документирования управленческой деятельности включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, классификаторы и унифицированные системы документации.
Документирование процессов, событий, действий и фактов отражает их взаимосвязь, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами административно-хозяйственной деятельности организации в целях обеспечения динамики развития. 
Дело -это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.
Номенклатура дел ДОУ - это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения.
Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.
Документооборот - это движение документов внутри ДОУ и между организаций с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.
Архивное дело - это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ХАРАКТЕРА
Автобиография – документ личного характера, в котором автором излагается в хронологическом порядке события жизни.
Резюме - детально освещает этапы профессионального становления личности и может быть использовано во время проведения интервью.
Доверенность - документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право кому-либо (доверенному лицу) на совершение определенных действий или получение товарно-материальных ценностей. Выдаются официальными лицами (на бланках) и отдельными гражданами (в произвольной форме).
Расписка –документ, удостоверяющий получение каких-либо материальных ценностей (денег, вещей, документов).
Характеристика – официальный документ, который выдает  администрация учреждения, предприятия или организации и содержит отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, воспитанника.
Заявление: о приеме на работу, переводе на другую работу (важна дата), о предоставлении отпуска (важно указать вид отпуска, его продолжительность, основание для получения отпуска (справка-вызов, медицинская справка т.п.), об увольнении (причина, дата увольнения).
Локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения:

- Образовательная организация принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации в порядке, установленном ее уставом.
1.    Организационно-распорядительная документация.
К распорядительным документам, отражающим административно- управленческую деятельность учреждения, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.
1.1 Распорядительная документация.
1.1.1.Постановления по организационным  и другим  вопросам, как нормативные акты или акты, имеющие важное значение.  По наиболее важным вопросам государственного  управления издаются  совместные  постановления, являющиеся  правовыми актами.
1.1.2. Решение  как распорядительный документ  является правовым  актом. 
1.1.3. Распоряжение  -  акт  управления  государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках организации, имеющий обязательную силу для тех, кому распоряжение адресовано.  Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
1.1.4. Приказ - акт издаваемый руководителями учреждений. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным ДОУ.
    Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановления и решения добавляются стадии обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.Обработка документа (электронного или бумажного) требует серьезных материальных и трудовых затрат.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться квалифицированные специалисты из числа работников. Главное условие, обеспечивающее качество, документа,- достаточная компетентность лиц, его готовящих. 
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступать с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.
Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают к изучению материалов по существу, и прежде всего законодательных актов и решений правительства, затем ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечивает правовую основу документа, его направленность государственную постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.
Текст  распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), В этом случае вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. 
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку  т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.          
Текст постановляющей части должен быть конкретным, не противоречить по смыслу изданным ранее документам, четким, понятным, не допускающим различных толкований. Следует избегать неконкретных выражений типа:  «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д. 
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.  
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста.         
Для ряда типовых управленческих ситуаций разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.
Завершающим этапом работы с распорядительными документами является их согласование и подписание. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. 
1.1.5. Протокол - организационно-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.
 На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.
   1.2 Организационные документы.                                                  
  1.2.1. Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организации, взаимоотношения с другими организациями, права и обязаности в сфере государственного управления и хозяйственной деятельности. 
  1.2.2. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие   порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы ДОУ, структурного подразделения (комиссии, группы).  Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. Положения утверждаются в установленном порядке.
    Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные- руководителями организации. 
Договор - документ, фиксирующий соглашение двух сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Может быть заключен:
•    между гражданами и организациями (относятся к документам по личному составу), например, трудовые договоры; 
•    между организациями (относятся к организационным документам), например, Договор об отношениях между учредителем и образовательным учреждением и 
между отдельными гражданами.
1.2.3. Инструкции - «правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем ДОУ) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, финансовые и иные стороны деятельности учреждения, (подразделений и служб), должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается руководителем, устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.  
2. Работа с документацией.
2.1. Автоматизация. Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их  на бланке), придания документу юридической силы.         
2.2. Унификация документов  направлена на их  сокращение и приведение кединообразию во взаимосвязанных документах. Унификация формдокументов осуществляется на основе единой графической модели их построения: формуляра-образца.

Т.О., любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами. 
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.